To hasło jest obecnie znane już chyba prawie wszystkim pracownikom i studentom UMK. USOS jest własnością Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji - jednostki powołanej przez Konferencję Rektorów Uniwersytetów Polskich, której celem jest wdrażanie jednakowych rozwiązań informatycznych na wszystkich uczelniach zrzeszanych w MUCI.

Rozszerzanie zakresu informatyzacji obsługi dokumentacji przebiegu studiów sprawia, że korzystanie z USOS-a stanie się już niedługo obowiązkiem wszystkich pracowników i studentów Uniwersytetu. Jednak nikt, poza nielicznymi specjalistami zatrudnionymi w Pracowni Komputeryzacji Toku Nauczania w Uniwersyteckim Centrum Informatycznym (tel. wewn. 2731-2733), nie jest zobowiązany do znajomości całej aplikacji. USOS składa się z kilku zasadniczych modułów: głównej aplikacji dziekanatowej oraz towarzyszących aplikacji WWW. Dla pracowników naukowo-dydaktycznych i studentów Uczelni istotna jest znajomość tzw. USOSweba. Zaprezentujemy zatem podstawowe działania, jakie za pomocą tej aplikacji wykonywać mogą pracownicy prowadzący zajęcia dydaktyczne.

USOSweb

Aplikacja internetowa USOSweb pozwala na przeniesienie wielu czynności i procedur wykonywanych przez pracowników naukowo-dydaktycznych i studentów, które są związane z organizacją i dokumentacją przebiegu studiów na płaszczyznę elektroniczną. Na przykład studenci za pomocą USOSweba mogą zapisywać się na zajęcia, składać niektóre "rutynowe" podania w dziekanacie, wypełniać ankiety dotyczące procesu dydaktycznego i uzyskiwać informacje o płatnościach za usługi edukacyjne. Nauczyciele akademiccy mogą zaś wystawiać oceny egzaminacyjne, sporządzać protokoły, czy komunikować się z uczestnikami prowadzonych przez nich zajęć. Mają nawet możliwość realizacji sprawdzianów.

Pełny dostęp do USOSweba jest "usługą chronioną" czyli jest on możliwy po zalogowaniu się przez użytkownika w Centralnym punkcie logowania. To daje gwarancję, że dostęp do danych uzyskują wyłącznie właściwe osoby.

Warto też dodać, że nawet zalogowany pracownik czy student ma dostęp jedynie do tych danych, które są związane z jego działalnością.

Konieczność logowania oznacza, że studenci wszystkich rodzajów i typów studiów, łącznie ze studiami podyplomowymi muszą posiadać konta na jednym z serwerów uniwersyteckich. Również wszyscy pracownicy prowadzący zajęcia dydaktyczne, nawet ci, dla których UMK jest drugim miejscem pracy, muszą mieć tutaj konta.

Sposób zakładania konta oraz procedurę logowania w "Centralnym punkcie logowania" opisaliśmy w artykule "Konto na serwerze UMK".

Po zalogowaniu, każdy pracownik prowadzący zajęcia dydaktyczne i student odnajdzie na liście oferowanych mu usług hasło "Uniwersytecki System Obsługi Studiów - USOS". Teraz wystarczy kliknąć, by uzyskać dostęp do USOSweba.

Opiszemy teraz jeszcze inny, równie prosty, sposób uzyskania dostępu do USOSweba. Na głównych stronach wszystkich wydziałów powinny znajdować się tzw. "linki" do USOS-a. Wystarczy znaleźć na tej stronie napis "USOS", lub podobny, by po kliknięciu otworzyło się główne okno USOSweba z następującym menu:

W podobny sposób dojdziemy do USOSweba rozpoczynając od zakładki Pracownicy lub Studia na stronie głównej UMK (http://www.umk.pl)

W tym momencie mamy nieautoryzowany, ograniczony dostęp do USOSweba, taki, jaki ma każda osoba odwiedzająca strony internetowe Uniwersytetu. Warto tu zwrócić uwagę na bardzo przydatną i dostępną bez logowania pozycję w menu o nazwie Katalog. Kliknięcie tej nazwy otwiera okno z bardzo wygodnymi przeszukiwarkami. Np. wpisując w polu "Przedmioty" słowo Logika uzyskamy po chwili listę wszystkich przedmiotów, których tytuły zawierają to słowo.

Próbując przed zalogowaniem skorzystać np. z opcji Dla pracowników otrzymamy informację (po kliknięciu) o wymaganym zalogowaniu i możliwość przejścia do "Centralnego punktu logowania".

Jak się zalogować będąc na stronie głównej USOSweba? Należy w górnym prawym rogu menu odnaleźć napis "zaloguj się". Po kliknięciu otworzy się znana strona "Centralnego punktu logowania". Po zalogowaniu ponownie automatycznie otworzy się strona USOSweba, lecz teraz dostępne są już "chronione" funkcje. Zwróćmy uwagę, że niektóre pozycje menu są - po zalogowaniu - mniej podświetlone (np. Dla studentów). Są to te fragmenty USOS-a, które mimo zalogowania są dla pracownika niedostępne.

Wypełnianie protokołów - jedno z zadań pracowników

Dane dotyczące zajęć dydaktycznych wprowadzane są przez upoważnionych pracowników administracji wydziałowej. Omawianie wybranych czynności użytkownika - pracownika prowadzącego zajęcia lub studenta - prowadzimy przy założeniu, że do USOS-a została wcześniej wprowadzona pełna informacja.

Podstawową powinnością prowadzących zajęcia jest wprowadzanie do systemu ocen studentów uczestniczących w zajęciach, czyli wypełnianie odpowiednich protokołów. Dostęp do protokołów przed okresem zaliczeń pozwala pracownikowi poznać np. listy studentów, którzy zapisali się na prowadzone przez niego zajęcia.

Nauczyciel akademicki, po wybraniu z głównego menu USOSweba pola Dla pracowników, otrzyma listę przedmiotów, dla których pełni jedną z trzech funkcji: prowadzącego jedną z grup zajęciowych, egzaminatora lub koordynatora przedmiotu. Dla każdego przedmiotu wskazany jest semestr lub rok akademicki (cykl dydaktyczny), w którym jest realizowany. Funkcja koordynatora przedmiotu przypisywana jest zazwyczaj prowadzącemu wykład (jeżeli jest on przewidziany dla danego przedmiotu) czy osobie decydującej o programie nauczania danego przedmiotu. Powoływanie koordynatora przedmiotu nie jest obligatoryjne.

Mówiąc najprościej, wypełnianie elektronicznych protokołów daje ostatecznie ten sam rezultat jak działanie tradycyjne - drukujemy dokument, na którym w postaci tabeli umieszczone są wyniki wszystkich studentów, otrzymane w określonych terminach zaliczeń. Liczba terminów to "liczba dopuszczalnych prób" studenta starającego się o uzyskanie zaliczenia (zdanie egzaminu). Z terminem może, ale nie musi, być związana tzw. "data zwrotu" - po tej dacie pracownik traci możliwość wystawiania ocen za pośrednictwem Internetu. Określenie daty zwrotu należy do osoby odpowiedzialnej za organizację dydaktyki w danej jednostce (najczęściej do prodziekana ds. studenckich) - domyślne daty wynikają z Regulaminu Studiów UMK. Każdy termin protokołu ma swój status opisany najczęściej przez jeden z symboli: "P" lub "A", które oznaczają, że jeśli nie upłynął termin, to istnieje możliwość wypełniania ocenami. Inne litery mówią o "zatwierdzaniu" protokołów przez upoważnione do tego osoby.

W USOS-ie stosowane są dwa typy protokołów: protokół do zajęćoraz - używany na naszym Uniwersytecie zdecydowanie rzadziej - protokół ogólny.

Sposób wypełniania protokołu zależy od jego typu i funkcji pracownika.

Dla protokołu zajęć:

- prowadzący grupę ma prawo do modyfikacji ocen studentów zapisanych do grup, które prowadzi, we wszystkich terminach,

- koordynator przedmiotu nie ma żadnych praw do modyfikacji ocen, jeśli nie prowadzi grupy zajęciowej. Koordynator może jedynie zatwierdzać protokół o statusie "A".

Dla protokołu ogólnego koordynator przedmiotu ma prawo do modyfikacji wszystkich pól w protokole.

Aby przystąpić do wpisywania ocen do protokołu, należy skorzystać z opcji "wyświetl/edytuj" i, w zależności od pełnionej roli, wybrać odpowiedni "widok".

Po dokonaniu wyboru otwarta zostanie lista zawierającą numery albumów i nazwiska osób zapisanych na zajęcia. Można wtedy przystąpić do wpisywania ocen (dla dostępnych terminów):

Po wprowadzeniu danych należy wyniki zachować korzystając z przycisku .

Uwaga: wpisana do protokołu ocena po zapisaniu staje się natychmiast widoczna (w USOSwebie) dla studenta, który ją otrzymał (i tylko dla niego).

Prowadzący zajęcia nie może dopisać ani skreślić z listy studenta.

Po wybraniu z menu opcji edycja komentarzy można dodać komentarze do wprowadzonych ocen. Jest to szczególnie przydatne przy zaliczeniach i egzaminach organizowanych w formie pisemnej. Komentarze mogą być "prywatne", czyli udostępnione jedynie upoważnionym pracownikom dziekanatu oraz "publiczne" - udostępnione zainteresowanemu studentowi.

Jeśli lista uczestników zajęć nie mieści się na ekranie monitora, można ją przewijać korzystając z przycisków nawigacyjnych .

Skorzystanie z opcji menu drukowanie protokołu umożliwia jego wydruk. Każdy protokół o statusie "A" powinien być przed wydrukiem zatwierdzony (opcja menu zatwierdzanie protokołu) przez osobę do tego upoważnioną. Przed wydrukiem można skorzystać z "podglądu wydruku". Protokół można drukować w wersji standardowej (domyślnej) lub rozbudowanej (np. możemy dodać nowe kolumny przeznaczone na umieszczenie daty zaliczenia czy egzaminu i podpisu).

Na stronie http://www.ucntn.umk.pl/usos.html zostały zamieszczone filmy instruktażowe dotyczące wypełniania i drukowania protokołów.

Mój USOSweb

Drugą pozycją w menu na stronie głównej USOSweba jest Mój USOSweb. Po jej wybraniu otwiera się okno z wieloma funkcjami - "Plan zajęć", "Szybko wstaw ocenę", "Katalog" i innymi. Korzystając z pola Zajęcia możemy obejrzeć przedmioty jakie prowadzimy i listy zapisanych studentów. Pamiętajmy, że zakres i rzetelność danych dostępnych w systemie zależy od osób obsługujących USOS-a - pracownik nie może sam wpisać swoich zajęć ani dopisać studentów do listy. Inne funkcje możemy realizować samodzielnie - np. Plan użytkownika wypełniamy sami. Jednak nie jest on widoczny dla innych użytkowników systemu. Obsługa tej strony jest w większości przypadków - bardzo prosta i nie wymaga omawiania w tym artykule. Zwracamy jednak uwagę na nieco bardziej zaawansowaną funkcję - Preferencje. Za jej pomocą można dostosować swoją stronę USOSweba do własnych wymagań.

U-MAIL - komunikacja ze studentami

Sprawna komunikacja między osobami prowadzącymi zajęcia dydaktyczne a ich uczestnikami jest jednym z wielu elementów wpływających na ocenę jakości oferty dydaktycznej. Szybkie poinformowanie wszystkich uczestników zajęć o zmianie terminu czy miejsca, przypomnienie o terminie sprawdzianu itp. jest niezwykle przydatne. Taką możliwość daje funkcja U-MAIL, dostępna w menu na stronie głównej USOSweba. Wystarczy wybrać w menu funkcję U-MAIL, następnie w oknie, które się otworzy wybrać funkcje WYŚLIJ, aby uzyskać dostęp do pola na wpisanie korespondencji. U dołu ekranu (być może trzeba go lekko przewinąć w dół) jest lista grup studenckich, z którymi prowadzimy zajęcia. Po zapisaniu korespondencji wystarczy wybrać-zaznaczyć jedną z tych grup, powrócić do góry ekranu i kliknąć "wyślij". Korespondencja dotrze do wszystkich zapisanych na dane zajęcia studentów. Aplikacja umożliwia zdefiniowanie własnych list odbiorców. Nie będziemy ich tutaj omawiać, tym bardziej że ten moduł USOS-a będzie wkrótce zmodyfikowany.

Na zakończenie dwie ważne uwagi. Po pierwsze należy pamiętać, że dane wprowadzane poprzez USOSweb przez użytkowników trafiają do aplikacji głównej w momencie synchronizacji danych (o 6:00 i 18:00 każdego dnia). Oznacza to, że nie są one dostępne dla innych użytkowników bezpośrednio po ich wprowadzeniu w USUSwebie!

Po drugie, USOS jest ciągle rozwijany. Nowe wersje wprowadzane są zwykle co kwartał. Może się zatem zdarzyć, że zmieni się nieco obsługa niektórych zadań. Zapewniamy, że zmiany wprowadzane są bardzo ostrożnie i tylko wtedy, gdy prowadzą do usprawnienia pracy całego systemu.

W prezentowanym artykule omówiliśmy jedynie wybrane podstawowe procedury i działania w USOSwebie związane z udziałem pracowników prowadzących zajęcia w tworzeniu dokumentacji przebiegu studiów. Jednak USOSweb daje dużo więcej możliwości. Zachęcamy do samodzielnego ich odkrywania metodą prób i błędów. Niektóre z tych funkcji nich omówimy w dalszych artykułach tej serii.

Zachęcamy do korzystania z przygotowanych filmów instruktażowych, tzw. e-podręczników dostępnych w dziale Pomoc/E-Nauka, których zadaniem jest prezentacja obsługi wybranych czynności wykonywanych w systemie USOSweb.